Parce qu’une action planifiée n’est pas oubliée !

A scheduled action is not forgotten!

La planification permet de gérer au mieux son emploi du temps, autant professionnel que personnel. Voici un outil simple et GRATUIT : il s’agit de MS Outlook, dans la partie « Calendrier ».

Scheduling is used to improve our agenda organization, as well as for work that for personal time. Here is a simple and FREE tool: MS Outlook, on « Calendar » or « Agenda » section.

Dans l’exemple ci-dessous, nous pouvons voir comment peut s’organiser un calendrier personnel :

-          certaines actions, ou certains rituels, reviennent jour par jour à des moments précis (actions en bleu et en orange) : vous pouvez les programmer du lundi au vendredi ou du lundi au samedi, etc.,

-          les actions en rouge ci-dessous sont des réunions : elles prennent place sur les différents calendriers des personnes concernées. Elles apparaissent sur le calendrier ci-dessous quand nous créons une réunion ou quand nous acceptons la réunion d’un collaborateur,

-          en blanc, apparaissent les tâches effectuées et leur durée : il suffit de les faire glisser pour les déplacer. Je conseille de déterminer certaines tâches après les avoir effectuées (le lendemain, le soir…) car cela est un bon moyen d’analyser sur une période si nous sommes efficaces à l’exécution de certaines tâches redondantes,

-          en marron apparaissent tous les rendez-vous de personnes extérieures par exemple ; je conseille d’inscrire ici les coordonnées (n° de téléphone) de la personne reçue : vous pouvez l’appeler sans ouvrir votre liste d’adresses ou votre carnet de cartes de visite,

-          bien sûr vous pouvez affecter une couleur à une tâche comme bon vous semble.

In the following example, we can determine how to organize your own calendar:

-          some actions take place each day (actions in blue and orange): you can schedule them from Monday to Friday or from Monday to Saturday, etc.

-          actions in red are the meetings: they appear on the different calendars of concerned people. They appear below when you create a meeting or when you accept a meeting from a colleague,

-          in white, this is the tasks, with their duration : you only have to slide the task to postpone it. I advise to determine some tasks after you finish them (the day after, in the evening…) because you could analyze if you are efficient to execute some repetitive tasks,

-          in brown appear the rendez-vous with external people; I advise to inform their coordinates (phone number) : you can call them without opening your adress list or your business cards book,

      -     of course you can affect a colour to a task as you want.